A impressora também guarda dados
Uma multifuncional corporativa costuma ter disco ou memória interna. Ali podem ficar arquivos de impressão em fila, documentos digitalizados, o catálogo de endereços de e-mail, credenciais de acesso a pastas compartilhadas e o histórico de uso. Nada disso aparece no visor, e por isso quase ninguém se lembra de que existe. O risco não é teórico. A pesquisa Print Security Landscape 2026, da consultoria Quocirca, ouviu empresas do Reino Unido, França, Alemanha e Estados Unidos: 67% tiveram ao menos uma perda de dados ligada à impressão no último ano, com custo médio de £1 milhão por incidente. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que a empresa adote medidas de segurança para proteger os dados pessoais que trata, e isso inclui os que passam pela bandeja.Os cinco pontos por onde o dado escapa
- Senha de fábrica. Muitos equipamentos saem da caixa com uma senha de administrador conhecida. Quem não troca deixa o painel de configuração aberto para qualquer pessoa na rede.
- Sistema desatualizado. O firmware é o sistema operacional da impressora. Sem atualização, falhas de segurança já conhecidas continuam abertas.
- Documento esquecido na bandeja. É o vazamento mais simples: o holerite que fica na saída, o contrato que alguém pega por engano.
- Disco interno. Cópias do que foi impresso e digitalizado podem ficar gravadas no equipamento.
- Saída sem limpeza. Quando a impressora é trocada, vendida ou descartada, o disco vai junto. Se ninguém apagou, os dados vão também.
Por que um parque sem padrão fica com a porta aberta
Em empresas com parque próprio, cada um desses cuidados depende de alguém lembrar. A TI cuida da rede e dos computadores. O administrativo cuida do contrato e do toner. A impressora fica no meio do caminho, sem dono. O problema cresce com a variedade. Segundo a mesma pesquisa da Quocirca, 64% das organizações operam parques com equipamentos de várias marcas. Cada marca tem seu painel, seu jeito de atualizar e seu procedimento de limpeza. Somam-se filiais, modelos comprados em épocas diferentes e trocas de equipe, e o resultado é um parque em que cada impressora está configurada de um jeito. Cada exceção é uma porta.O que muda na locação: o padrão é do contrato
Na locação, o equipamento pertence ao fornecedor. Por isso, o cliente não decide sozinho como cada impressora será configurada: ele segue o padrão da empresa que presta o serviço. À primeira vista, isso parece perda de liberdade. Na prática, é o que fecha a porta. Na Lello, o padrão de segurança vale para o parque inteiro, da instalação à devolução:- senha de administrador trocada na instalação;
- firmware mantido atualizado durante o contrato;
- impressão liberada por senha ou crachá, quando contratada;
- limpeza do disco quando o equipamento sai da empresa.
E quando o equipamento vai embora?
Esse é o momento que mais preocupa e o menos lembrado. Uma impressora trocada no fim do contrato, ou vendida como usada, pode carregar no disco anos de documentos da empresa. Por isso vale perguntar ao seu fornecedor, antes de assinar, o que ele faz com o equipamento na saída e como comprova isso. Uma resposta clara é sinal de padrão. Uma resposta vaga é sinal de porta aberta.Sete perguntas para fazer ao seu fornecedor de impressão
Leve esta lista para a próxima conversa com o seu fornecedor, seja ele quem for:- Quem tem a senha de administrador dos equipamentos?
- Com que frequência o firmware é atualizado, e quem faz isso?
- A impressão pode ser liberada por senha ou crachá?
- O disco interno dos equipamentos é protegido?
- O que acontece com o disco no fim do contrato, e como isso é comprovado?
- A configuração de segurança é igual em todo o parque, inclusive nas filiais?
- Quem me avisa se algum equipamento sair do padrão?
